Maintenance d'un Port de Plaisance

Procédure de la Maintenance d’un Port de Plaisance

Cette procédure décrit les différentes modalités de gestion de la maintenance d’un port de plaisance.

Enclenchée par :

  • L’élaboration du plan de la maintenance et l’évaluation de l’état de fonctionnement des installations portuaires ;
  • Et/ou le déclenchement d’un besoin en maintenance suite à la constatation d’une défaillance.

Clôturée par la réalisation du plan de la maintenance et l’archivage du dossier d’appréciation du dispositif de sécurité.

Le principal objectif de procédure de maintenance d’un port de plaisance est de réaliser les travaux d’entretien et de réparation dans les plus brefs délais avec une efficacité maximale et à un coût optimal.

Règles de la Maintenance

Règle Nr 01 :

Le gestionnaire du port de plaisance est responsable pour maintenir les ouvrages; les infrastructures et superstructures en bon état de fonctionnement; en assurant leur maintenance préventive régulière.

Règle Nr 02 :

En cas; de détection d’anomalies ou de pannes relatives aux installations portuaires; le Concessionnaire doit établir un PV indiquant la défaillance à signer contradictoirement avec le Concédant.

Règle Nr 03 :

Annuellement, la direction technique doit établir un plan prévisionnel de maintenance. Tel plan doit arrêter les besoins de maintenance préventive, suite au recensement des installations et de l’évaluation de leur état de fonctionnement.

Ce plan chiffré fait l’objet du contrôle et de validation du Directeur d’Exploitation et de l’approbation par la Direction Générale dans le cadre du processus d’établissement et d’approbation des budgets.

Règle Nr 04 :

Les installations portuaires peuvent se présenter, à titre non limitatif, comme suit :

  • Les infrastructures de protection ;
  • Les quais et appontements ;
  • Les matériaux de levage (grue et rampe) ;
  • Les postes de transformation ;
  • Les postes de livraison ;
  • Système d’information;
  • Les réseaux de communication…;
  • Les compteurs d’eau et électricité individuels et d’ensemble ;
  • Les installations de la station d’avitaillement en carburant ;
  • Les réseaux d’assainissement sous vide (dédiés à la collecte des eaux usées) ;
  • Etc.

Règle Nr 05 :

Le technicien chargé de service de maintenance doit notifier toute dégradation d’installation technique au Directeur d’Exploitation. A cet effet, il doit réaliser une expertise pour en déterminer la nature (usure anormale ou pannes), sa couverture par une garantie ou une police d’assurance et la sinistralité financière prévisionnelle. Déterminer le listing des polices d’assurance à contracter pour la couverture du patrimoine contre toute éventuelle sinistralité et le remettre à la Direction d’Appui pour traitement.

Règle Nr 06 :

Les dégradations des installations sont réparées aux frais des personnes qui les ont occasionnées; sans préjudices des suites données à la contravention de grandes voiries dressées à leur encontre.

Plan de la Maintenance

Le plan de maintenance est un élément impératif des opérations de routine du port de plaisance. Lors de l’élaboration d’un plan de maintenance préventive; plusieurs aspects sont pris en considération; à commencer par le contrat de la maintenance, le Code international de gestion de la sécurité jusqu’aux directives émises par les constructeurs de machines.

Afin; de mener à bien un bon plan de la maintenance; les étapes suivantes sont à respecter:

  1. Identifier le problème ou le panne ;
  2. Établir la clause ;
  3. Proposer une solution ;
  4. Evaluation de la solution ;
  5. Solution d’implémentation ;
  6. Évaluer l’efficacité ;
  7. Résoudre le problème.

Comment élaborer le plan de la Maintenance ?

Lors de l’élaboration d’une procédure de maintenance pour une installation particulière, le directeur technique prend en considération les points suivants :

  • Responsable de la maintenance et de service techniques;
  • Directives et spécifications de maintenance données par le fabricant :
  • Historique de l’équipement, y compris les défaillances, les défauts, les dommages et les mesures correctives ;
  • Lignes directrices mentionnées dans le code de sécurité ;
  • Âge de l’installation ou de l’appareil ; travaux neufs ou rechange;
  • Inspections par des tiers ;
  • Conséquences d’une défaillance de l’équipement sur la sécurité de fonctionnement de l’installation ;
  • Équipements et systèmes critiques ;
  • Intervalles de maintenance préventive.

L’intervalle de la Maintenance

  • Etablissement des intervalles de maintenance;
  • Méthodes et fréquence des inspections;
  • Spécification du type d’inspection;
  • Type d’équipement de mesure à utiliser;
  • Etablissement de critères d’acceptation appropriés;
  • Attribution de la responsabilité des activités d’inspection au personnel dûment qualifié;
  • Définition claire des exigences et des mécanismes de déclaration;

L’intervalle de maintenance préventive constitue l’aspect le plus important du plan de maintenance.

  • Recommandations et spécifications du fabricant ;
  • Techniques de détermination de la maintenance préventive ;
  • Expérience pratique des opérateurs dans l’exploitation et l’entretien de ses machines ;
  • Tendances historiques obtenues à partir des résultats des inspections de routine;
  • L’utilisation de l’équipement – continu, intermittent, en attente ou d’urgence;
  • Restrictions pratiques et opérationnelles ;
  • Lignes directrices pour les internes spécifiés dans le cadre des exigences de classe, de convention, d’administration et d’entreprise;
  • Besoin de tester régulièrement.

la procédure finale des routines d’inspection prévues :

  • Critères d’inspection;
  • Utilisation d’équipements de mesure et d’essai appropriés;
  • Étalonnage de l’équipement de mesure et d’essai;
  • Le type d’inspection et d’essai à utiliser – visuel, vibration, pression, température, électricité, charge, étanchéité à l’eau.

Description des opérations de la Maintenance d’un Port de Plaisance

Evaluer l’état de fonctionnement des installations portuaires

.Le responsable de la maintenance procède à un recensement des besoins en maintenance par type d’installations, sur la base d’une évaluation de l’état de fonctionnement de ces dernières.

La vérification de l’état de marche des installations portuaires; peut se faire via des ressources externes.

Établir un rapport d’évaluation de l’état de fonctionnement des installations portuaires.

Communiquer les plans techniques d’installations portuaires à un organisme de contrôle agréé

Le technicien chargé de la maintenance prévoit de communiquer; les plans techniques des différentes installations portuaires à l’organisme agréé retenu.

Assister l’organisme agréé au contrôle du dispositif de sécurité des installations

Le responsable de la maintenance assiste, au besoin, l’organisme agréé au contrôle du dispositif de sécurité des installations techniques du port de plaisance.

Valider les rapports d’évaluation de l’état de fonction des installations et le rapport sur le dispositif de sécurité

A la réception des rapports sur l’état de fonctionnement des installations portuaires et de vérification de la conformité du dispositif de sécurité aux normes en vigueur, le Directeur d’Exploitation et le Directeur Général approuvent et valident les rapports.

Communiquer le rapport d’appréciation au Concédant

Le Directeur d’Exploitation communique le rapport d’appréciation établi par l’organisme de contrôle agréé au Concédant contre accusé de réception.

Convoquer le Concédant à un état de lieux

A la manifestation d’une défaillance ou d’une panne ou lors de son relevé à l’occasion de l’évaluation annuelle de fonctionnement des installations portuaires; le responsable de service maintenance en informe le Directeur d’Exploitation pour contacter le Concédant. (afin de procéder à un état des lieux et établissement de PV).

Établi et signer un PV de défaillance des installations portuaires

Suite à un état des lieux, le Directeur d’Exploitation établit un PV en deux exemplaires, indiquant la défaillance relevée avec l’estimation chiffrée de l’intervention de maintenance à prévoir et signe le PV.

Recenser les besoins en maintenance à prévoir pour les installations portuaires

Sur la base de l’évaluation de l’état de fonctionnement des installations portuaires, le Chargé de la Gestion Technique, sur orientation du Directeur d’Exploitation, procède à un recensement exhaustif de celles-ci, en indiquant le type d’intervention à prévoir pendant l’année.

  • les installations portuaires en exhaustivité ;
  • l’ensemble des besoins en maintenance préventive (par catégorie de prestation : maintenance courante, lourde et de rénovation) et curative justifiés par les défaillances et dégradations recensées;
  • les fréquences d’intervention ;
  • les estimations chiffrées à budgétiser.

Ce plan prévisionnel fait l’objet de la validation du Directeur d’Exploitation.

Valider le plan prévisionnel de maintenance des installations portuaires

Le Directeur d’Exploitation contrôle et valide en filigrane l’évaluation de l’état de fonctionnement des installations et le recensement des besoins en maintenance   réalisé par le responsable de la maintenance.

A la remise du plan prévisionnel, le Directeur d’Exploitation procède aux vérifications additionnelles nécessaires des fréquences d’intervention et des estimations chiffrées.

Le Directeur d’Exploitation peut appuyer sur des ressources externes; pour chiffrer les interventions avant de procéder à la consultation de prestataires de maintenance.

Classer le plan prévisionnel de maintenance

A la réception du plan prévisionnel de maintenance validé suite à l’approbation du budget à allouer aux prestations de maintenance, le responsable de service maintenance classe le document signé à son niveau avant de déclencher le processus de consultation des prestataires.

Établir le(s) cahier(s) de charges de consultation des prestations de maintenance

Le responsable de service maintenance établit un cahier de charges par type de prestation; pour procéder aux consultations nécessaires.

Quand il s’agit de travaux de maintenance lourde et de rénovation, ce dernier peut se faire appuyer, sur orientation du Directeur d’Exploitation, par des ressources externes spécialisées, prestation à acquérir conformément au processus d’achat en vigueur.

Établir un ordre d’intervention de maintenance

Sur la base du contrat signé avec le prestataire, et conformément aux dates arrêtées au niveau du plan prévisionnel ou suite à un événement de maintenance curative, le responsable de la maintenance établit les ordres d’intervention.

L’ordre d’intervention doit contenir, à titre indicatif, les informations suivantes :

  • Objet de l’intervention et installations concernée ;
  • Type de l’intervention : préventive/ curative (Cf., Opération ci-dessous);
  • Date prévisionnelle de l’intervention ;
  • Référence du contrat du prestataire ;

Le Directeur Exploitation vise la demande et l’envoye au prestataire pour déclencher l’intervention.

Viser l’ordre d’intervention de maintenance

Le Directeur Exploitation signe l’ordre et l’envoye au prestataire pour déclencher l’intervention.

Assurer le suivi des prestations

Le responsable de service maintenance assure le suivi des interventions pour s’assurer de leur bonne exécution.

A cet effet, il établit un état de suivi des prestations de maintenance, qu’il actualise à l’occasion de chaque intervention, en indiquant :

  • la date d’émission de l’ordre d’intervention ;
  • La date réelle d’intervention ;
  • Le diagnostic des anomalies;
  • Les travaux neufs, les pièces de rechange;
  • La consistance de l’intervention.

Communiquer un reporting mensuel

Chaque prestataire de maintenance doit communiquer au Directeur Exploitation un reporting mensuel des interventions réalisées dans le cadre et hors contrat cadre de maintenance.

Analyser les reporting mensuels

A la réception du reporting mensuel adressé par le prestataire conventionné, le responsable de service maintenance l’analyse et le rapproche par rapport au suivi permanent tenu à son niveau.

Un extrait récapitulatif de cette analyse est remonté au Directeur d’Exploitation bimensuellement et à la Direction Générale ponctuellement.

Établir le rapport d’évaluation des prestations de maintenance

A la fin du contrat de prestation, le responsable de service maintenance établit un rapport d’évaluation retraçant une appréciation des prestations fournies par les prestataires et une analyse des coûts des prestations (Prévisionnel/Réel).

Chaque prestation fournie doit faire l’objet d’une évaluation pour mesurer la qualité et l’engagement du prestataire. Ce travail permettra de construire une base de données des prestataires qualifiés.

Le rapport doit contenir une partie réservée à l’analyse des coûts de réalisation par rapport au budget prévisionnel :

  • Budget prévisionnel/budget réel ;
  • Explication des écarts constatés ;
  • Coûts de la maintenance curative non planifiés.

Le responsable de service maintenance envoie le rapport d’évaluation au Directeur d’Exploitation pour appréciation des travaux conduits et de l’état du patrimoine.

Ce dernier communique le rapport d’évaluation à la Direction Générale pour prise de décision; et au Responsable Ressources pour mise à jour de la base de données des fournisseurs/ prestataires, en fonction du résultat de l’évaluation (à rétrograder, à promouvoir, à radier,…).

Classer le dossier de maintenance annuel

Le Chargé de la Gestion Technique procède à l’archivage définitif du dossier technique de l’année. Ce dossier contient les éléments suivants:

  • État de suivi des contrats d’assurance ;
  • Note d’information des sinistres ;
  • Rapport d’expertise et d’indemnisation ;
  • Planning prévisionnel des travaux ;
  • Termes de référence des prestations ;
  • Contrats de maintenance cadre des prestations ;
  • Ordres d’intervention ;
  • État de suivi des interventions ;
  • Reporting mensuel de la maintenance d’un port de plaisance ;
  • Rapport d’évaluation des prestataires.

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